Заполнение новой формы 2-ндфл

Сроки предоставления отчетности

Код признака в справке о доходах, кроме прочего, влияет и на сроки ее предоставления в ФНС. Если говорить конкретнее:

Первый признак – документ нужно предоставить не позднее 1 апреля следующего за отчетным года.
Второй признак – справки подаются в срок до первого марта.

Отличие объясняется тем, что документ с признаком 2 приходится обрабатывать дольше, чем стандартный. Сотрудники ФНС должны проверить факт отсутствие по данному гражданину налоговых взносов, оценить вероятность взыскания, принять мероприятия по удержанию недополученного налога. Ну и стандартные контрольно-учетные мероприятия по таким справкам тоже никто не отменял. При несоблюдении сроков сдачи, на организацию будет наложен штраф в размере 200 рублей за каждый не предоставленный вовремя документ.

В октябре 2018 года вступили в силу приложения к приказу ФНС, регламентирующему выдачу рассматриваемых нами справок. Так, при подаче отчетности за 2018 год бухгалтеры должны будут использовать новую форму справки 2НДФЛ – она уже присутствует в обновлениях бухгалтерских программ. Также был обновлен вид справки о доходах, которую составляют по просьбе сотрудника. Она теперь отличается от формы для налоговой службы. А поле «признак» в ней вообще отсутствует.

Материальная помощь

Ситуация: нужно ли сдать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ в отношении материальной помощи (подарков) в сумме, не превышающей 4000 руб.? Другие доходы гражданину в течение налогового периода не выплачивались.

Нет, не нужно.

По общему правилу представлять в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ должны налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Доходы в виде материальной помощи (подарков) в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года, НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). В отношении этих доходов организация не признается налоговым агентом. Следовательно, она не должна вести учет этих доходов, удерживать с них НДФЛ, а также подавать в налоговую инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ (п. 1 ст. 226, п. 1 ст. 24 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 20 июля 2010 г. № 03-04-06/6-155, от 29 января 2010 г. № 03-04-06/6-4, от 6 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/79, от 16 марта 2009 г. № 03-04-06-01/62 и ФНС России от 8 ноября 2010 г. № ШС-37-3/14851.

Есть примеры судебных решений, которые подтверждают такую точку зрения (см., например, определения ВАС РФ от 9 апреля 2010 г. № ВАС-3867/10, от 5 ноября 2008 г. № 12980/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 декабря 2009 г. № А33-8418/2008, от 20 февраля 2008 г. № А33-11147/07-Ф02-374/08, Западно-Сибирского округа от 17 июня 2008 г. № Ф04-3698/2008(6798-А27-29), от 19 марта 2008 г. № Ф04-2003/2008(2378-А27-34), Уральского округа от 30 июня 2009 г. № Ф09-3585/09-С3, от 5 марта 2009 г. № Ф09-983/09-С2, Центрального округа от 6 ноября 2007 г. № А09-6171/06-29-12-29, от 8 июня 2006 г. № А35-1803/05-С3, Северо-Западного округа от 20 ноября 2008 г. № А05-10210/2007, от 12 января 2006 г. № А66-1551/2004).

Совет: доходы, которые облагаются налогом лишь сверх определенной суммы, но лимит этот не превысили, лучше все же отражать в справке 2-НДФЛ. Это обезопасит организацию от возможных претензий со стороны налоговой инспекции.

Если не включать в справку 2-НДФЛ сведения о доходах, указанных в пункте 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ, это может исказить реальные налоговые обязательства человека, получившего такие доходы. Допустим, один и тот же сотрудник в течение года получал матпомощь (подарки, возмещение расходов на лечение) в размере, не превышающем 4000 руб., у нескольких работодателей.

Очевидно, что в такой ситуации общая сумма льготируемых доходов, полученных сотрудником за год, может быть больше необлагаемой величины. Однако никакой информации об этом налоговая инспекция не получит. При проверке, выявив расхождения между суммами выплат в первичных документах и доходами, отраженными в справках 2-НДФЛ, инспекторы могут обвинить организацию:

– либо в том, что она не указала в справке 2-НДФЛ сведения о льготируемых доходах в пределах 4000 руб.;

– либо в том, что она вообще не сдала справку о доходах, если, помимо льготируемых выплат, сотрудник в течение года больше ничего не получал.

В первом случае инспекция может попытаться оштрафовать организацию по статье 129.1 (на сумму от 5000 до 20 000 руб.), во втором – по статье 126 (200 руб. за каждую несданную справку) Налогового кодекса РФ.

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых признается правомерность такого подхода. При этом суды исходят из того, что организации, которые оказывают гражданам материальную помощь или вручают подарки, признаются налоговыми агентами по НДФЛ независимо от размера выплаченных доходов. Если сумма доходов не превышает величину, установленную пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ, организация не освобождается от обязанностей налогового агента. Просто круг этих обязанностей несколько сужается и ограничивается ведением учета выплаченных доходов и передачей соответствующих сведений в налоговую инспекцию. Такие выводы содержатся в определении ВАС РФ от 6 апреля 2007 г. № 3640/07, постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 16 декабря 2008 г. № А82-2813/2008-20, от 21 декабря 2006 г. № А38-443-17/118-2006, Поволжского округа от 12 января 2006 г. № А06-3897У-4-13/05. Кстати, аналогичные разъяснения раньше давали и представители налоговой службы (см., например, письмо ФНС России от 17 ноября 2006 г. № 04-2-02/688).

Особенности оформления 2-НДФЛ

Декларация по форме 2-НДФЛ отражает весь объем финансовых поступлений физлица за истекший год, а также сумму подходного налога, удержанного и перечисленного с дохода данного лица в ИФНС. Справка 2-НДФЛ оформляется в нескольких случаях:

При подаче в органы налогового контроля;
При
оформлении займа в финансовом учреждении;
При
оформлении визы в консульствах или посольствах иностранных государств;
При
оформлении пенсий, пособий и выплат по алиментам;
В ходе судебных
разбирательств.

В зависимости от места назначения, справка 2-НДФЛ заполняется различными способами. Чаще всего ее подготовкой заняты бухгалтеры — они либо трудоустроены в организации, выступающей налоговым агентом, либо работают с ИП по гражданско-правовому договору. В отдельных случаях справку может заполнить сам предприниматель либо руководитель небольшой фирмы: для этого разработаны специальные программы и онлайн-сервисы, которые экономят время своего пользователя.

Наконец, 2-НДФЛ можно заполнить самостоятельно. У налоговых агентов, не знакомых с основами бухгалтерского учета, это вызывает определенные опасения. Однако в нашей пошаговой инструкции мы постараемся их развеять. Начнем с самого бланка декларации. Его можно бесплатно скачать на официальном портале налоговой службы. А ниже дан пример заполнения справки действующего образца:

Что касается порядка заполнения 2-НДФЛ в 2018 году, то, по словам налоговиков, он стал проще. По сравнению с прошлыми редакциями, ряд пунктов исключили из справки — это касается строчек, в которых прописывалось место жительства физлица. Зато появились поля «Форма реорганизации (ликвидации)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации». Они дают право оформлять отчетность той организации, которая пришла на место ликвидированному предприятию.

Исправление ошибок в справках 2-НДФЛ

Налоговая инспекция, обнаружившая ошибки и неточности в предоставленных на проверку справках 2-НДФЛ, обязывает переделывать документы и накладывает на предприятие штраф в размере 500 рублей за каждый совершённый проступок.

Однако далеко не всегда документы, поданные в ИФНС, начинают обрабатываться моментально, и если представитель налогового агента увидит ошибку до начала камеральной проверки, он всегда может выпустить вдогонку следующие документы для предотвращения наложения административного взыскания:

Первоначальный документ имеет код 00 в графе «порядковый номер корректировки».
В дополнение к нему может быть выпущен корректирующий документ с исправленными данными и заполненной графой «номер корректировки», где указывается её порядковый номер – 01, 02, 03 и т. д.
Если бухгалтерия сдала совсем не те сведения на проверку, что может значить — просто перепутала сотрудника или год отчётности, то выпускается так называемый аннулирующий документ, который в поле корректировки содержит цифры 99, а в теле самого бланка – верные сведения о налогоплательщике, агенте, доходах и вычетах.

Ошибки бухгалтера

Любой налоговый агент должен помнить, что он заявился как профессиональный участник рынка и ошибки с последующими корректировками недопустимы для него за исключением форс-мажорных ситуаций, поэтому для оформления налоговой отчётности на работу должны приниматься только квалифицированные сотрудником. Однако наличие образца заполнения под рукой никогда не помешает.

Можно ли допускать ошибки

Теперь вы знаете, что означает признак 2 в справке 2-НДФЛ и что в него вносится. Поэтому разберем, возможно ли допускать ошибки или путать единицу с двойкой? Налоговая дает однозначный ответ — это недопустимо, если ошибка будет обнаружена, то вас оштрафуют на 500 рублей за каждую поданную декларацию. При этом заполняющий имеет возможность исправить ошибку, не допустив наложения санкций. Рассмотрим, как происходит этот процесс. Существует три варианта справки:

Первичная, то есть та, которую заполнил работодатель и направил в налоговый орган. В первичной форме в раздел “номер корректировки” проставляется два нуля.
Корректируемая, то есть та, которая потребовала внесения правок. Соответственно, в заданный раздел вносится код корректировки (последовательные числа, к примеру, 04 или 05, если проводится несколько правок).
Финишная или аннулирующая. В нужное поле ставится код 99, она отменяет все предыдущие документы и подтверждает, что это финальный вариант.

То есть, по сути, у работодателя или бухгалтера есть возможность исправить допущенные ошибки, и эта услуга действительно работает. Исправление может проходить двумя способами: либо ошибка была замечена после оформления, либо на нее указал сотрудник налоговой. Если все изменить быстро, не затягивая сроки, то штрафные санкции применяться не будут.

Согласно Приказу ФНС №ММВ-7-3/576@ от 16.09.2011 г. каждый налоговый агент должен подавать в установленные сроки отчеты по начисленным доходам физическим лицам, а также по суммам удержанного из них подоходного налога. Всю информацию указывают в справке 2-НДФЛ, которую сдают ежегодно. Обязательным условием заполнения документа является отражение признака отчета. Должен быть проставлен определенный код. Рассмотрим тему подробнее.

Какие вопросы возникают при заполнении?

Ставить или не ставить печать? В руководстве по заполнению об этом не упоминается. Печать может располагаться примерно там же, где поле для штампа располагалось на старом бланке. Разумнее будет заблаговременно уточнить, какие требования к наличию штампа выдвигает ваша налоговая.
Как вписывать даты? Они вносятся исключительно в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Нарушение будет признано ошибкой заполнения.
Как указывать паспортные данные индивидуального предпринимателя, являющегося налоговым агентом? Не обязательно вносить их полностью. Поле заполняется по учредительным документам (например, «ИП Иванов И.И.»). Однако, если вы впишете имя и отчество индивидуального предпринимателя целиком, ошибкой это не будет. Если налоговым агентом является физлицо, т.е. обычный гражданин, его данные обязательно указываются полностью, а не в виде инициалов!
Как заполнять разделы с третьего по пятый, если налоги с доходов работника рассчитываются по разным ставкам? В этом случае нужно заполнить одну справку, но состоять она должна из нескольких страниц: первая, для базовой ставки, заполняется целиком, на второй – только шапка, 1 раздел и 3-5 разделы, но уже для другой ставки.
Если сотруднику по какой-либо причине понадобилась 2-НДФЛ не за прошедший год, а за предыдущий, следует ли заполнять её по старой или по новой форме? Начиная с 2016-го года, все справки, за какой бы период они ни выдавались, заполняются по-новому.

Заполняем раздел 5 справки 2-ндфл