Как написать гарантийное письмо: образец, об оплате

Как добиться от поставщиков удлинения отсрочки платежа

Если вашей компании нужно еще больше отсрочить платеж за отгруженный товар, воспользуйтесь нашими рекомендациями. С их помощью вы определитесь, какой стратегии придерживаться в переговорах с поставщиком и как настоять на своем.

Есть два варианта уговорить продавца еще больше отсрочить платеж:

  • попросить войти в положение компании;
  • сообщить о договоренностях с другими продавцами.

Как убедить поставщика войти в положение компании и отсрочить оплату

Стратегия переговоров с поставщиком «Войдите в положение компании» – это торг с ним. К ней стоит прибегнуть, если продавец – монополист, качество и график поставки закупаемого товара полностью устраивает. На встрече с контрагентом нужно пояснить, почему нужна отсрочка платежа, на какой срок.

Готовясь к переговорам с поставщиком, запросите у коммерсантов прогноз выручки на ближайшие три месяца. Уточните у них, выполнят ли за этот период свои обязательства по отгрузке клиенты. Изучите отчеты о дебиторской задолженности за последние три месяца, оцените, насколько она увеличилась, какие меры приняли для возврата просроченной.

Собранная информация позволит подготовить аргументы для контрагента, почему возник кассовый разрыв, и убедить его в том, что проблемы у компании временные.

В первом укажите действующую отсрочку платежа, во втором – ту, которая позволит избежать дефицита денег (см. пример).

Приводить все статьи поступлений и платежей не нужно, достаточно указать крупные по операционной деятельности.

Если просите поставщика отсрочить платеж, будьте готовы предоставить что-то взамен. Заранее продумайте варианты и просчитайте, насколько они интересны продавцу и выгодны компании. Не поленитесь собрать информацию о контрагенте в открытых источниках, изучить, что происходит на рынке. Если спрос на товар поставщика падает, предложите:

  • рекламу среди своих клиентов. Как следствие – появление новых покупателей;
  • расширение выборки всего ассортиментного ряда. Этот вариант обсудите с коммерсантами;
  • совместное участие в рекламных акциях;
  • долгосрочный контракт.

Если спрос на продукцию продавца стабилен, рассмотрите:

  • увеличение закупочной цены на период удлинения отсрочки платежа. Чтобы выяснить, приемлемо это для компании или нет, составьте прогноз движения денежных средств. В нем отразите желаемую отсрочку и заложите рост цены закупки;
  • увеличение объема и частоты закупок. К этому способу прибегните в том случае, если компания планирует расширять свой бизнес, открывать новые магазины (определите, какой размер заказа будет оптимальным). Иначе кассовый разрыв будет еще больше;
  • отсутствие долгов за оплату товаров, сырья.

Формула. Расчет оптимального размера заказа

Используемые обозначенияРасшифровкаЕдиницы измеренияИсточник данных

EOQОптимальный размер заказаед.Результат расчета
CЗатраты на размещение заказаруб.Рассчитывается по формуле за анализируемый период (квартал, год)
ЗЗатраты на хранение единицы сырьяруб.Рассчитываются службой снабжения (см. формулу расчета стоимости хранения) за анализируемый период (квартал, год)
РСреднемесячная потребность (среднемесячный спрос) в сырье и материалахед.Рассчитывается как среднее арифметическое значение спроса за период на основании производственной программы (см. формулу расчета потребности в материально-технических ресурсах). Данные предоставляют служба снабжения и производство

Как сообщить поставщикам о договоренностях с альтернативными продавцами

Если компания торгует не уникальным товаром, поставщик – не монополист, можно прибегнуть на переговорах с текущим продавцом к стратегии «Сообщить о договоренностях с другими поставщиками». По сути дела это шантаж контрагента.

Перед переговорами с поставщиком об удлинении отсрочки платежа соберите информацию обо всех ключевых продавцах в вашем регионе, с которыми нет договорных отношений. Зайдите на их официальные сайты, просмотрите прайс-листы, запросите коммерческие предложения.

Уточните у альтернативных поставщиков условия оплаты, доставки и возможные скидки, бонусы с учетом объема и периодичности закупок компании.

Если текущий продавец отказывается отсрочить оплату за товар, упомяните, что на данный момент компания получила выгодные предложения от других контрагентов и готова с ним расстаться. Вполне возможно, что такой аргумент подействует.

Гарантийное письмо в ФСС о выплате пособия

Адресантом выступает управляющий местного отделения Фонда социального страхования. В начале обязательно приводятся данные ООО или ИП: название, номера регистрационный и ИНН, юридический адрес. В бумаге указывают делопроизводственный номер с датой написания.

В основной части гарантируется полностью выплатить начисленные за определенный срок пособия в законные сроки. Заявляется также готовность принять предусмотренную законом ответственность в случае нарушения обязательств.

Подписывают текст ответственные за социальное страхование – руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Вариант оформления

  1. Берём фирменный бланк или форму (сформированную компанией), пишем название документа посередине и ставим текущую дату, порядковый номер (его можно увидеть в журнале исходящей корреспонденции), адресат – это компания, которой мы должны произвести оплату.
  2. В теле указываем следующие моменты:

    • сумму, которую необходимо оплатить;
    • основание для выплаты (документ с реквизитами – соглашение, счёт-фактура, акт или иные);
    • сроки внесения оплаты или задолженности;
    • реквизиты организации в банке (должника, плательщика);
    • описание штрафов и их размеров в случае невыполненных обязательств по внесению оплаты (в большинстве случаев этот пункт отсутствует, так как такое условие не в интересах компаний-должников).
  3. Подписываем документ, ставим оттиск печати и несём на визирование второму уполномоченному лицу. Итак, гарантийное письмо готово.

Шаблон гарантийного письма

Генеральному директору

ООО «Народные промыслы»

Гарантийное письмо

№39 11 февраля 2017 года

Просим вас оказать услуги по ремонту оборудования по договору №546 от 25.05.2016 года

Оплата будет произведена в срок до 25 февраля 2017 года.

В случае неуплаты в оговоренный срок будет наложен штраф в размере 2,5% от общей суммы долга за каждый календарный день.

Реквизиты в банке:

ПАО «Бинбанк»

р/с 44444555555777777222

к/с 30100000000000000000

БИК 67800000

ИНН 945622200

КПП 000000000

Управляющий ООО «Крит»

Мостаков Илья Петрович подпись

Финансовый директор Морж Пётр Ильич подпись

Оттиск печати организации

Подробную инструкцию по составлению гарантийного письма и его образец найдете тут.

Как оформить

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

  1. Дата и исходящий номер.
  2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
  3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
  4. Название документа (не обязательно).
  5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
  6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
  7. Сведения об отправителе.
  8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

Подписывать такой документ должен не только генеральный директор, но и финансово ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).

Для большей убедительности плательщик также может прописать размеры пени, которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

Способы отправления

Существует несколько вариантов передачи данного вида документов:

  1. Одним из официальных вариантов можно назвать отправку документации по почте заказным письмом с описью вложения и бланком-уведомлением о вручении.
  2. Передать документ получателю через секретаря или канцелярию. В этом случае следует подготовить два экземпляра, на одном из которых сотрудник организации получателя поставит штамп о принятии документа.
  3. На практике используется еще один способ (временные затраты минимальны) – отправка с помощью факса или электронной почты с последующей передачей оригинала вышеупомянутыми вариантами.

Как написать гарантийное письмо о выполнении работ

Существует множество видов гарантийного письма, они отличаются по целям и функциям. Каждое из них формируется в соответствии с правилами и нормами деловой переписки. Правильное оформленное гарантийное письмо говорит о добросовестности отправителя и о его высоком уровне профессионализма.

Гарантийное письмо – это нормативный документ, которое является гарантией исполнений обязательств между компаниями, к примеру, об оплате счета или поставке товара, а также сроков исполнения заказа. Такой документ является формальным инструментом делового общения.

Гарантийное письмо необходимо писать на листе формата А4. При написании такого документа стоит использовать официальный, деловой стиль.

Составные части гарантийного письма следующие:

В правом верхнем углу документа прописывается получатель и отправитель, причем как название организации, так и ФИО директора, в левом исходящий номер.

  1. Основная часть документа. Здесь заявитель должен прописать в чем состоит гарантия.
  2. Заключительная часть. В конце документа заявитель должен подписаться и поставить печать.

Образец гарантийного письма на выполнение строительно-монтажных работ

Как правило, договор на оказание строительных услуг – это долгосрочный документ, подразумевающий различные этапы работ и платежей по ним, а также оформление сопроводительной документации и сдачу объекта госкомиссии с последующей 5-летней гарантией на выполненные услуги. Таким образом, документ учитывает множество нюансов, а гарантийное письмо составляется как дополнительная официальная бумага, учитывающая следующие обстоятельства:

  • Если были нарушены сроки – прописываются обстоятельства, при которых это произошло, и точная дата окончания данных работ.
  • Когда исполнение гарантийных обязательств зависит от обеспечения подрядчика какими-либо ресурсами, полномочиями, проектной документацией, согласовательными письмами или иными значащими вещами, он должен чётко это указать, определив срок завершения работ в количестве дней после получения указанных данных.
  • В случае, когда заказчик сомневается в качестве работ, подрядчик гарантирует соблюдения СНиП и прочих нормативов, а также при необходимости вызов лаборатории или обеспечение иного контроля с последующим документальным подтверждением.
  • В тех ситуациях, когда со стороны инвестора происходит задержка платежа, и это сильно ударяет по срокам производства работ, заказчик даёт гарантии на оплату услуг с конечным сроком либо предлагает выступить гарантом при оформлении кредитной линии для своего производителя работ.
  • Результатом данного письма должна стать конечная сдача помещения в эксплуатацию для возможности его использования собственниками по прямому назначению, а также получение всех денежных сумм, оговоренных в контракте.

Важно! Все гарантии относительно выполнения строительных работ должны быть обоснованы реальными фактами, так как повторный срыв сроков может привести к расторжению контракта

Гарантия на выполнение работ

Образец гарантийного письма об оплате

В образце гарантийного письма об оплате задолженности должны быть чётко прописанные формулировки, дающие понять, когда конкретно и в каком порядке станут выполнятся обязательства. Также в правильно составленном письме нужно отразить, на каких условиях виновные в неисполнении будут привлечены к ответственности. Пункты в разных документах могут быть неодинаковы и иметь отличия – всё зависит от того, какого рода сделка.

Заключая условия, нужно исходить из своих возможностей.

Внимание! Если обязательства будут не выполнены, то за это налагаются штрафные санкции.

На картинке изображён пример гарантийного письма, где говорится об оплате услуги.

Гарантийное письмо. Один из образцов об оплате предоставленных услуг

Важно! Не стоит пытаться составлять письмо самостоятельно, лучше обратиться к опытному юристу.

Обязательные пункты, которые следует указать при составлении письма

  • название организации, фамилия, имя, отчество отправителя;
  • реквизиты отправляющего (КПП, ИНН);
  • адреса отправляющего лица — юридический и почтовый;
  • название организации, фамилия, имя, отчество получателя;
  • обстоятельства, их вид;
  • суть гарантий, предоставляемых отправителем;
  • сроки, в которые всё будет исполнено.

В заключение делается оттиск гербовой печати отправляющей компании, ставятся подпись и указывается дата, когда составлен документ.

Внимание! Гарантийное письмо составляется в случаях: взятия займа или кредита, в случае регистрации фирмы в налоговой, если заключаются договора выполнения каких-либо работ, услуг или поставки товара.

Задолженности

В этом документе отправителем гарантируется, что в будущем он выплатит весь долг. К вышеприведённым пунктам нужно дописать сумму задолженности, сумму (указать как цифрами, так и прописью), график погашения, также номер и дату составления договора, по которому образован долг.

Как сдвинуть сроки оплаты либо договориться о реструктуризации долга, читатель может в образце гарантийного письма об отсрочке оплаты. В этом документе должником указывается конкретная дата, когда будут произведены выплаты и условия ответственности, если он по каким-либо причинам нарушит установленные сроки выплат.

В налоговую

Данный документ нужен, если регистрируется юридическое лицо. Налоговая инспекция нередко просит предоставить такое письмо от потенциального арендодателя. С помощью этого Федеральная налоговая служба проверяет, нет ли проблем у адреса зарождающейся организации.

Мнение эксперта
Александров Дмитрий Петрович
Практикующий юрист с 15-летним стажем. Специализируется на семейном праве

Составляя письмо, нужно указать в нём желание собственника заключить договор об аренде помещения, которое располагается по определённому адресу. Вдобавок в документе нужно отразить реквизиты документов, устанавливающих права на помещение.

На оплату арендуемого помещения

Чтобы у собственника объекта, который берётся в аренду, не было сомнений, что расчёт придёт без задержек в точно оговоренный срок, следует составить пример гарантийного письма об оплате аренды. Там человек, арендующий помещение, ссылается на заключённый ранее договор либо гарантирует, что станет своевременно вносить арендную плату.

Образец такого письма нужен и тогда, когда появится задолженность по ежемесячным платежам. В документе нужно тщательным образом отразить все гарантии. предоставляемые арендатором, потому что в случае неуплаты аренды собственник может расторгнуть договор.

На выполнение работ

Такой документ исполнитель составляет прежде чем заключить с заказчиком договор. Подрядчик указывает, что именно такие работы он обязательно выполнит в назначенный срок, и для убедительности вписывает в гарантийное письмо банковскую гарантию.

Приобретенного товара

Письмо на оплату счёта нужно в случае, если продукция получена не тогда, когда были перечислены средства. Здесь в документе нужно прописать оплаченную сумму, название товара, реквизиты продавца и ответственность за невыполненные обязательства.

Заключение

Несмотря на отсутствие законодательных требований к составлению писем-гарантий, необходимо учитывать важность правильного оформления подобного вида документов и соблюдения общепринятых в данном вопросе норм. Во-первых, это касается общего впечатления от профессионально составленного письма, которое возможно произвести на контрагента

Во-вторых, именно грамотно сформулированная в письме информация поможет достичь желаемой при его написании цели. И, в-третьих, говоря о важности документа, необходимо помнить о последующей возможности предоставления его в судебные инстанции и правовых последствиях данного юридически значимого действия

Во-первых, это касается общего впечатления от профессионально составленного письма, которое возможно произвести на контрагента. Во-вторых, именно грамотно сформулированная в письме информация поможет достичь желаемой при его написании цели

И, в-третьих, говоря о важности документа, необходимо помнить о последующей возможности предоставления его в судебные инстанции и правовых последствиях данного юридически значимого действия

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий