Порядок заполнения 4-ФСС

Структура отчетной формы и порядок заполнения бланка

Отчетность 4 ФСС содержит таблицы и лист, которые всегда должны быть заполнены

Особенное внимание нужно уделять:

• титульному листу;
• таблице 1, которая включает данные о материнстве и временной нетрудоспособности, подтверждающие больничный;
• в 4 ФСС правила заполнения таблицы 2 учитываются даже тогда, когда в нее вводится нулевой баланс (случаев травматизма на производстве не происходило);
• таблице 3, в которую вводятся данные о базе, с учетом начисления всех взносов;
• таблице 7, которая содержит информацию о травматизме на предприятии;
• таблица 10 содержит подтверждение сбора данных о прохождении сотрудниками медицинского осмотра и порядок проведения проверок условий труда.

Таблицы необходимые для заполнения всеми организациями вне зависимости от типа деятельности и формы собственности. В этот список входят таблицы 1, 2, 5. Таблицы под номером 1.1, 3 и 4 готовятся только работодателями структуры некоторых форм, перечисленных в приказе министерства и других документах.

Pin

Пример заполнения

Инструкция требует внесение в титульник регистрационного номера организации. Вводится код подчиненности. Информация содержится в уведомлении, выданном терорганом Фонда социального страхования Российской Федерации. Данные обязательно должны дублироваться на всех листах составляемого отчета. Меняться на них она не должна.

В данных о номере корректировки вносится при подготовке первичного отчета 000. По мере внесения уточнений ставится в порядке очередности 001, 002 и так далее. Уточненный отчет формируется по действующей на момент сдачи форме. Включаются в 4 ФСС все обязательные листы.

В таблице столбцы 14 и 14 (тариф взносов) заполняются принимающей стороной. Каждый показатель вводится в специально отведенную графу. В 4 ФСС порядок заполнения требуется соблюдать в соответствии с инструкцией.

Соблюдается:

• заполнение граф, по которым данные отсутствуют, в 4 ФСС заполнение проводится с использованием установки простого прочерка;
• при создании 4 ФСС пример заполнения указывает простановку нумерации страниц в виде «001», «002» и так далее;
• в верхней части формы при заполнении формы 4 ФСС указывается регистрационный номер страхователя, данные о коде подчиненности в ФСС;
• учитывается, как правильно заполнить отчет 4 ФСС в отношении подписания, документ заверяется собственноручно.

Использование онлайн заполнения упрощает соблюдение правил. Электронный отчет контролирует порядок внесения данных в каждую графу. Система рекомендует 4 ФСС как заполнять в каждой графе.

Важно! Составление на бумаге дает возможность вносить информацию от руки или с помощью компьютерных программ. Внесение корректировок и изменений в готовый документ не допускается

В 2018 году в достаточно новый отчетный документ были внесены дополнительные изменения к правилам проведения заполнения. В настоящий момент требуется:

• заполнять на каждой странице 10 ячеек кода плательщика и вносить данные о коде, присвоенном ФСС;
• теперь каждая страница должна обязательно заверяться личной подписью;
• в каждую строку может вводиться только один показатель;
• с этого года предусмотрены послабления в части внесения изменений в уже готовом документе — их можно менять, подтверждая достоверность подписью и печатью;
• скорректирована форма отчета в части порядка расположения части ячеек за счет введения новой таблицы взносов иностранцев (в 2017 году её не было);
• в ячейке о численности работников вводится среднесписочная численность, исключив данные о сотрудниках, которые находятся в неоплаченном отпуске и женщин, находящихся в декрете;
• особенности деятельности ИП учитываются в таблице, в которой предусматриваются взносы с пониженными тарифами;
• из второй таблицы исключены данные об иностранцах, граждан Беларуси, Казахстана, Киргизии и Армении;
• в таблице №5 в ячейках 4, 7 и 10 требуется введение не сумм оплаты, а количества дней, оплаченных из фонда.

Все изменения учтены в примерах, данных на странице размещения рекомендаций по заполнению документации.

Когда заполняется форма 4 ФСС

Согласно установленным правилам, все субъекты предпринимательства обязаны подавать рассматриваемый отчет в фонд социального страхования

Важно обратить внимание на то, что форма собственности организации, объем дохода и другие показатели не влияют на порядок подачи отчетности. Как показывает практика, бланк 4 ФСС должны заполнять следующие лица:

1. Каждая компания, зарегистрированная на имя юридического лица.
2. ИП, имеющие в штате как минимум одного работника.

Здесь следует отметить, что индивидуальные предприниматели, не имеющие в своем штате наемных сотрудников, освобождены от подачи регулярных отчетов

Важно обратить внимание на то, что помимо отчета работодателю необходимо сделать взнос в счет вышеупомянутой организации. Размер взноса составляет почти три процента от заработной платы сотрудника предприятия. Данный размер выплат установлен как для беременных сотрудниц, так и для тружеников, находящихся на больничном

В случае с производственными травмами размер выплат варьируется от 0,2 до 8,5 процента в зависимости от характера травмы

Данный размер выплат установлен как для беременных сотрудниц, так и для тружеников, находящихся на больничном. В случае с производственными травмами размер выплат варьируется от 0,2 до 8,5 процента в зависимости от характера травмы.

Стандартная страховка включает в себя профессиональные заболевания и производственные травмы. Помимо этого, в бланке указывается величина расходов предпринимателя на оплату временной нетрудоспособности работников. Замороженные компании имеют право подавать нулевой отчет, где отсутствуют все вышеперечисленные сведения. Такое же право предоставляется тем организациям, что еще не начинали или полностью прекратили свою деятельность.

Оформление титульного листа

PinОформление титульного листа

Заполнение формы 4-ФСС начинается с титульного листа. В его верхней части необходимо отобразить номер регистрации субъекта предпринимательства и его код подчиненности. Ознакомиться с этими данными можно в выданном Фондом уведомлении при постановке компании на учет. При оформлении следующих листов отчета, эти данные дублируются на каждой странице.

При первичном заполнении формы в поле «номер корректировки» отображается цифровая комбинация из трех нулей. При вторичном оформлении бумаги, что актуально при уточнении ранее поданных сведений, в поле указывается номер корректировочного отчета в рассматриваемом отчетном периоде.

Заполняя графу с кодом отчетного периода, необходимо ставить цифру, соответствующую числу месяцев, которые прошли с начала года. В зависимости от номера квартала, за которой оформляется отчет, в разделе ставится отметка 3, 6, 9 или 12. Через дробь отображается число, идентифицирующее количеству обращений за год руководителем субъекта хозяйствования за выделением средств на произведение выплат. В четырех ячейках, идентифицирующих год, за период которого подается отчетность, необходимо проставить соответствующие цифры, формирующие число календарного года.

Если деятельность компании прекращена ввиду ее ликвидации, то в соответствующем разделе, охватывающем эту тему, следует поставить букву «Л». В графах, сведения которых идентифицируют субъекта предпринимательства, следует вносить данные в соответствии с параметрами Устава для юридических лиц, и в соответствии с паспортом для Индивидуальных предпринимателей.

Шифр страхователя идентифицирует вид применяемого тарифа, зависящего от типа деятельности. Параметр берется из приложения к инструкции, регламентирующей порядок заполнения формы. В нем можно также найти коды режима налогообложения.

В отдельном окне отображается информация о том, имеет ли предприятие государственный статус или ведет деятельность как частный субъект хозяйствования. Код 01 ставят бюджетники, а все остальные компании соответствуют параметру 00.

В следующих полях вносятся регистрационные и контактные данные субъекта, а также указывается параметр среднесписочной численности работников. Отдельно отображается значение показателя применительно к женщинам, инвалидам и лицам, работающим в опасных условиях труда.

В нижней части титульного листа указывается количество листов в отчете и код, идентифицирующий личность человека, подтверждающего достоверность отображенных в форме данных. Цифра 1 соответствует непосредственному руководителю, код 2 свидетельствует о том, что документ подписывается правопреемником, а значение 3 определяет, что подпись форме соответствует уполномоченному руководителем лицом. Ниже нужно указать параметры документы, подтверждающие такие полномочия. После указания даты и подписи, титульный лист считается заполненным.

Заполнение таблицы 5

Форма 4 фсс 2016 содержит данные о таких пособиях, как:

• пособие по временной нетрудоспособности;пособие по беременности; 
• ежемесячное пособие по уходу за ребенком ( с детализацией на 1,2,3 и последующих детей); 
• оплата дополнительных выходных родителям детей-инвалидов;страховые взносы, начисленные на оплату таких дополнительных выходных.

Работодатели должны не только указать все суммы, но и детализировать их по категориям работников, выделив ликвидаторов аварий на Чернобыльской АЭС, работников ПО “Маяк” и Семипалатинского полигона.

В 4фсс последняя редакция 2016 необходимо показать базу, тарифные ставки и взаиморасчеты с Фондом по страховым взносам на травматизм. Все без исключения страхователи должны проставить в данном разделе код ОКВЭД. Размер тарифной ставки по страховым взносам на травматизм и профессиональные заболевания зависит от класса профессионального риска, который присваивается каждому работодателю. Он зависит от вида экономической деятельности организации, поэтому работодатели, которые осуществляют деятельность сразу в нескольких сферах, могут иметь сразу несколько классов профессионального риска. Их все необходимо указать в расчете. Поэтому данный раздел заполняется столько раз, сколько существует классов, присвоенных работодателю.

В новой форме 4 фсс следует указывать среднесписочную численность работающих в организации инвалидов, а также численность сотрудников, которые заняты на работах с вредными или опасными производственными факторами. 

Титульный лист: готовим данные для заполнения

Для заполнения титульного листа понадобятся:

• учредительные документы (для организации)/паспорт (для адвоката, нотариуса, главы КФХ, гражданина) ─ по ним в титульном листе прописывается полное наименование страхователя и его адрес;
• уведомление о постановке на учет организации/свидетельство о постановке на учет ─ для отражения ИНН.

Сведения об ОКВЭД проставляются в следующем порядке:

• вновь созданные компании указывают код по данным из ЕГРЮЛ;
• остальные страхователи проставляют код того вида деятельности, который подтвердили в ФСС.

ОГРН (ОГРНИП) указывается в титульном листе на основании:

• листа записи ЕГРЮЛ или ЕГРИП ─ если регистрация произошла с 2017 года (приказ ФНС от 12.09.2016 № ММВ-7-14/481);
• Свидетельства о государственной регистрации (при регистрации до 2017 года).

Для заполнения титульного листа вам потребуется показатель среднесписочной численности. В 2019 году при его подсчете нужно учитывать приказ Росстата от 22.11.2017 № 722, требующий:

• включать в среднесписочную численность сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, которые трудятся в режиме неполного рабочего времени или удаленно;
• не учитывать при расчете численности внешних совместителей и внештатников;
• учитывать как одну единицу внутреннего совместителя, работающего на 1,5 или 2 ставки (или менее одной).

Номер своего телефона страхователь указывает на титульном листе без скобок и тире.

Отличия обновленной формы

В сравнении с тем, каким был образец 2016 года, в 2017 был внесен ряд изменений

Их важно учитывать при заполнении бланка

1. Численность работников, которая указывается на титульном листе, раньше определялась по среднесписочной численности (для ООО) или по числу сотрудников, получивших выплаты (для ИП). Теперь же она берется с учетом работниц, получивших декретный отпуск. Для инвалидов, сотрудников, задействованных на вредном производстве, и женщин оставлена отдельная графа.
2. Таблица 2 была дополнена новыми строками. Теперь есть отдельные поля для внесения данных о выплаченных иностранцам пособиях и о суммах, выделенных на оплату выходных дней для сотрудника, который заботится об инвалиде, не достигшем 16-летнего возраста. Также сведения о невыплаченных социальных выплатах переносятся на строку №16.
3. В таблице 3 появилась строка под номером 8, где уточняются подробности касательно выплат лицам, временно проживающим в России.
4. Новая таблица 3.1 содержит данные о нерезидентах, которые временно проживают в России.
5. В таблице 5 отражается размер оплаты выходных дней, которые предоставлены работнику для ухода за инвалидом, не достигшим 16-летнего возраста, и суммы взносов с этих выплат (строки №7 и №8 соответственно).
6. В таблице 8 строка №11 предусмотрена для обозначения пособий ввиду несчастного случая или развития профзаболевания, которые не были перечислены сотруднику в отведенный для этого срок.

Оплата больничных листов в расчете по форме 4 – ФСС

Здесь надо указать нарастающим итогом суммы пособий, начисленные за счет средств ФСС (независимо от того, выплачены они или нет) в том отчетном периоде, за который составлен расчет (ч. 2 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ, ч. 2 ст. 15 Закона N 212-ФЗ, п. 8 Порядка заполнения формы 4 – ФСС).

Отключить

Например, если болезнь началась в одном отчетном периоде и продолжалась в другом, то распределять суммы пособия между периодами не надо.

Вся сумма пособия отражается в расчете за тот отчетный период, в котором работник предоставил организации больничный и было начислено ему пособие.

Пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые за счет средств работодателя, т.е. за первые три дня болезни или травмы самого работника, в таблице не отражаются.

Разберем порядок заполнения отдельных строк и граф:

Образец заполнения

Перед тем как переходить к правилам заполнения формы ФСС-4, отметим, что согласно последним правилам, все организации, в которых работает 25 и более сотрудников, обязаны сдавать этот отчет только в электронной форме, с помощью специальной программы. Для этого необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись .

Сдача отчета на бумаге допустима только для малых фирм. При этом форма заполняется шариковой или перьевой ручкой, исключительно синими или черными (не фиолетовыми!) чернилами, печатными буквами. Как упоминалось выше, допустимы исправления, если они аккуратно, с возможностью прочитать зачеркнутые данные, исправлены лицом, их внесшим, заверены его подписью с проставлением даты.

Бумажный вариант визируется подписью руководителя организации или доверенного лица на каждом (!) листе. Электронный защищается усиленной квалифицированной электронной подписью, которую нужно предварительно получить у уполномоченной организации.

Новая форма ФСС-4 состоит из:

• титульного листа;
• таблицы 1 — расчета базы для начисления страховых взносов;
• таблицы 2 — расчета базы по социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• таблицы 3 — понесенных фактически расходов на страховку от несчастных случаев и профзаболеваний;
• таблицы 4 — численности застрахованных пострадавших от травматизма на рабочем месте за отчетный период;
• таблицы 5 — сведений о результатах аттестации рабочих мест по условиям труда и обязательных медосмотрах работников на начало года.

Документы для скачивания (бесплатно)

Заполнение формы начинается с титульного листа, на котором в соответствующих разделах указывается:

1. Регистрационный номер страхователя, то есть фирмы-работодателя.
2. Код подчиненности — номер местного отделения Фонда, где предприятие зарегистрировано.
3. В поле «Номер корректировки» трехзначным кодом указывается, первичный ли это отчет за данный период (код 000), либо это отчет со внесенными изменениями (коды от 001 до 010 включительно).
4. В графе «Отчетный период (код)» проставляются коды отчетных периодов (кварталов) и общее количество случаев, когда страхователь обращался в Фонд за денежными средствами на выплату страховки. Код указывается в первых двух ячейках и маркируется как «03», «06», «09» либо «12», что, соответственно, первый, второй, третий кварталы и расчетный период год (последний, четвертый квартал). Если данный отчет сдается только для получения от фонда средств на выплату страхового обеспечения, то заполняются лишь последние две ячейки данной графы. Маркировка количества обращений идет как «01..10».
5. В графе «Календарный год» соответственно обозначается год, который был расчетным периодом при составлении отчета (в расчетный период входят три отчетных — кварталы).
6. Графа «Прекращение деятельности» заполняется по необходимости.
7. В следующем поле отмечается полное наименование организации-страхователя в соответствии с Уставом. в случае подачи отчета ИП или другим физическим лицом — ФИО.
8. Далее необходимо в соответствующих полях указать ИНН, КПП, ОГРН и ОКВЭД. После этого на титульном листе проставляется стационарный либо мобильный телефон страхователя без тире и скобок, только цифры, и юридический адрес.
9. На финальном этапе в титульном листе проставляется численность сотрудников-инвалидов и сотрудников, занятых на вредной/опасной работе. В конце всего в соответствующую ячейку ставится код страхователя, его представителя либо правопреемника, указываются личные данные, и все это визируется печатью.

В дальнейшем подробно заполняются все существенные таблицы, к которым относятся первая, вторая и пятая. Порядок и особенности их заполнения подробно изложены в Приложении №2 к Приказу ФСС №381 от 26 сентября 2016 года.

Третья и четвертая таблицы, в которых отражаются фактически наступившие страховые случаи, заполняются только по мере необходимости.

Уточненный расчет 4-ФСС

Можно подать, если обнаружили, что в первичном расчете:

• допустили ошибки;
• не отразили или не полностью отразили какие-то сведения;
• указали недостоверную информацию.

При этом обязанность подать уточненный расчет по форме 4-ФСС есть только в одной ситуации – организация занизила суммы страховых взносов к уплате. Во всех остальных случаях подача уточненного расчета – это право, а не обязанность организации. Такой порядок установлен пунктом 1.2 статьи 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Уточненный расчет составляют по форме, которая действовала в периоде, за который вы выявили ошибки. Номер уточненного расчета укажите на титульном листе в поле «Номер корректировки». Например, если вы впервые уточнили расчет за II квартал 2018 года, поставьте номер 001.

Если возникла недоимка, то предварительно перечислите в фонд остаток взносов и пени. Тогда вам не начислят штраф (подп. 1 п. 1.4 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Примечание: Уточненные расчеты по форме 4-ФСС за периоды до 1 января 2017 года сдавайте в отделения ФСС (ст. 23 Закона от 03.07.2016 № 250-ФЗ)

Не важно, что в них входят сведения не только о взносах на травматизм, но и о взносах на обязательное соцстрахование. Подробнее см

Как внести изменения в расчеты по страховым взносам (ЕРСВ).

Организация обязана пересчитать и доплатить взносы, если фонд повысил тариф из-за смены основного вида деятельности. При этом, когда организация получит уведомление об изменении тарифа, то, скорее всего, расчет 4-ФСС за I квартал уже будет сдан. Уточнять его организации не обязательно – пересчет взносов связан не с ошибкой, а с тем, что фонд установил новый тариф. Однако территориальные отделения ФСС в некоторых регионах требуют уточнить расчет за I квартал. Поэтому выясните позицию фонда по месту учета организации.

Перерасчет взносов по новому тарифу из-за смены основного вида деятельности покажите в таблице 2 расчета за полугодие:

• по строке 5 «Начислено взносов страхователем за прошлые расчетные периоды» – сумму взносов к доплате;
•  строке 16 «Уплачено страховых взносов» – реквизиты платежного поручения и сумму, если уже успели доплатить пересчитанные взносы;
• строке 19 «Задолженность за страхователем на конец отчетного (расчетного) периода» – сумму пересчета, если еще не успели доплатить взносы.

В строку 2 «Начислено к уплате страховых взносов» пересчет не вносите, иначе не сойдутся контрольные соотношения. Показатель «на начало отчетного периода» строки 2 таблицы 2 отчета за полугодие должен быть равен начисленным взносам из графы 3 строки 2 таблицы 2 отчета за I квартал (приказ ФСС от 09.03.2017 № 83). Кроме того, неоплаченный пересчет не задолженность, поэтому не указывайте его по строке 20.

ФСС может уменьшить тариф взносов «на травматизм», если у организации изменился основной вид деятельности. Пересчитайте взносы по новой ставке с начала календарного года. Переплату можно вернуть или зачесть в счет будущих платежей (ст. 26.12 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом безопаснее подать уточненку по форме 4-ФСС.

В расчете нет специальных строк, где можно указать, как вы пересчитали взносы. Ревизоры из фонда просто не поймут, откуда возникла переплата. Не забудьте поменять тариф взносов на актуальный. Его указываете в строках 5 и 9 таблицы 1 расчета. В таблице 2 уточненки за I квартал укажите:

• по строке 2 «Начислено к уплате страховых взносов» – начисления, пересчитанные по пониженному тарифу;
• строкам 9 «Задолженность за территориальным органом Фонда на конец отчетного (расчетного) периода» и 11 «За счет переплаты страховых взносов» – сумму переплаты, которая образовалась у организации;
•  строке 16 «Уплачено страховых взносов» – фактически перечисленные суммы взносов.

Как вернуть переплату взносов на “травматизм”

Чтобы вернуть переплату, , утвержденной приказом ФСС от 17.11.2016 № 457. Если решите зачесть переплату в счет будущих платежей, оставьте все как есть. Переплату зачтут автоматически (п. 6 ст. 26.12 Закона № 125-ФЗ). Рассчитывайте взносы, как и раньше, а платите в бюджет меньше, пока переплата не зачтется полностью.