Книга учета движения трудовых книжек

Оформление книги

Более подробно о том, как оформлять книгу учета движения трудовых книжек, должен знать ответственный за ее ведение. Форма нынешней книги появилась около 10 лет назад. Заполнение отличается от других книг регистрации тем, что в ней записи регистрируются не до окончания календарного года, а до последней ее страницы.

В книге учета трудовых книжек регистрируются:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу}
  • все книжки, которые были оформлены впервые сотрудникам данного предприятия}
  • вкладыши в трудовые книжки, которые были выданы сотрудникам за весь период работы на данном предприятии.

Если сотрудник предоставил трудовую книжку с вкладышем, то он в книгу учета не вписывается (то есть оформляется только трудовая книжка).

Заполнение граф

В первой графе записывают регистрационный номер трудовой книжки (вкладыша).
В следующих трех графах нужно проставить дату приема на работу и заполнения трудовой книжки (вкладыша)

Следует обратить внимание на то, что эти даты могут не совпадать. Целесообразнее вписывать дату приема на работу

Дата записывается полностью арабскими цифрами.
В пятой графе нужно указать полные фамилию, имя, отчество сотрудника. Сокращение имени и отчества (инициалы) не допускается.
В шестой графе делается запись о серии и номере трудовой книжки (вкладыша). На этом этапе следует обратить внимание на образец трудовой книжки. Если она выпущена с 1974 года, то серия и номер будут выглядеть так: АТ-VI 3657098. Если книжка (вкладыш) выпущены в 2003 году и позднее, то серия и номер будут выглядеть следующим образом: ТК (трудовая книжка) или ВК (вкладыш) 8695012.
В седьмую графу нужно вписать должность (профессию, специальность, трудовую функцию) сотрудника, которая указана в штатном расписании предприятия.
Восьмая графа предназначена для написания наименования структурного подразделения предприятия, в котором работает сотрудник.
В девятой графе необходимо записать дату и номер документа, который послужил основанием для принятия сотрудника на работу (приказ, распоряжение, протокол собрания и т.п.). Если нужно зарегистрировать вкладыш, то в этой графе ставится прочерк.
Десятая графа отведена для личной подписи работника отдела кадров, который принял у сотрудника трудовую книжку или оформил ее впервые.
В одиннадцатой графе ставится сумма, внесенная сотрудником за трудовую книжку или вкладыш. Эта графа заполняется в том случае, когда трудовая книжка выдана впервые или произведена подшивка вкладыша. При регистрации предоставленных сотрудниками трудовых книжек в этой графе ставится прочерк. Однако эта графа может быть не заполнена и в том случае, если трудовые книжки и вкладыши на предприятии выдаются безвозмездно.
В двенадцатой и тринадцатой графах записываются данные при увольнении сотрудника. В двенадцатой графе ставится дата увольнения сотрудника, а в тринадцатой – его личная подпись после получения трудовой книжки.

Если по каким-либо причинам трудовая книжка не была выдана уволенному сотруднику на руки, то ему необходимо отправить уведомление о том, что он должен лично забрать книжку или дать согласие на ее пересылку почтой.

В этих случаях в 12 и 13 графах делаются отметки о:

  • дате и номере уведомления, которое направлено сотруднику}
  • дате отправки книжки почтой.

Также здесь можно написать номер почтовой квитанции, которая будет подшита к личному делу сотрудника в отделе кадров вместе с уведомлением и согласием сотрудника на пересылку.

Помимо подписи за трудовую книжку, сотрудник должен расписаться и за полученные на руки вкладыши (если таковые имеются), т.к. они были зарегистрированы отдельно от трудовой книжки.

Опломбирование, шнуровка, порядок исправлений

Журнал предполагает ведение записей, которые не могут быть уничтожены, листы вырваны. Для этого их опечатывают сургучным веществом. Регистрационный журнал используется долго, поэтому нужно предусмотреть заранее его устойчивость к порче. Обложку производят твердую и плотную, каждая страница подвергается прошивкой нитками.

Их нумеруют, проводят шнуровку, концы ниток крепят внутри обложки, на которые приклеивают лист бумаги. Требуется правильно оформить лицевую часть журнала, для этого приклеивают этикетку, пишут наименование компании и предназначение данной книги.

На видном месте указывают начало оформления, после заключительного учета ставят дату закрытия с подписью ответственного за учет сотрудника. Запись в журнале выполняют ручкой с синими или фиолетовыми чернилами.

Пломбу устанавливают номерную или индикаторную с устройством для однократного применения. Она укажет на законную доступность к книге. Нумерацию опломбирования записывают в титуле, без этого обозначения действительность документа окажется сомнительной при проверке контролирующим органом.

Следует предусмотреть правильность внесения записей. Не допускается просто без пояснений зачеркивать или исправлять ошибки, затемнять неправильную информацию жидкостью для корректировки.

Книгу по учету передвижения трудовых должен утвердить глава фирмы с простановкой постраничного количества и датой её открытия. Данные содержатся на отдельном листе, крепко зафиксированном клеем к внутренней обложке.

Подобные учетные журналы заполняются до полного окончания, которое утверждают датой завершения, после чего документ передаётся в архивное помещение на хранение в течение 75 лет.

Из всего следует:

  • бланки готовят типографским способом, их закупают или заказывают;
  • самодельный экземпляр, распечатанный на принтере, оформляется твердым переплетом для большей устойчивости от порчи;
  • необходимо соответствие по внешнему виду с форматом А4 и титульным листом, на котором располагается наименование предприятия;
  • каждый лист представляет определенную правилами форму с разлиновкой на 14 основных пунктов, с нумерацией страниц и порядковыми номерами учтенных предметов;
  • все страницы книги прошивают, концы нитей связывают в узел, проводят пломбирование специальным веществом с простановкой печати;
  • приклеивают специальный лист для указания на нем количества страниц в цифровом и прописном виде, датой открытия книги с полным именем директора компании, заверяет документ ответственный представитель за его ведение.

Как организовать хранение и учет трудовых книжек? Ответ на вопрос — на видео.

Исправления

Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены.

Ни в коем случае нельзя допускать исправления ошибок.

Журнал – документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности.

При допущении ошибки нельзя:

  • пользоваться штрихом;
  • ластиком;
  • зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте.

Однако в нормативных документах, в том числе – в Трудовом кодексе или Правилах (№ 225) не указываются способы исправления ошибок, которые допускаются законодательно.

Поэтому будет не лишним издать приказ или другой нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта.

Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению. Желательно этого избегать, как собственно – стремиться избегать допуска ошибок в принципе.

Существует два правомочных варианта, которые предусматривают возможность исправления ошибок в документах, если иное не предусмотрено специальными инструкциями.

Оба из них можно использовать при работе с Книгой учёта:

  1. Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов.
  2. Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной». После этого необходимо внести верную запись.

По правовому статусу оба способа равнозначны. Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно.

Как выглядит заполненный основной раздел книги

Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22. Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила.

Обязательные требования к оформлению:

  • страницы нумеруются заранее, до начала использования;
  • книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
  • заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

ВАЖНО!
Минтруд России готовит изменение правил учета трудовых — в частности, планируется отмена сургучной печати. Пока существует лишь проект приказа, но у него есть все шансы быть принятым в скором времени.. Материалы по теме

Правила ведения и хранения трудовых книжек изменятся

Материалы по теме

Правила ведения и хранения трудовых книжек изменятся

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета

Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по статье 5.27 КоАП от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

Исправление ошибок

Когда возникают ситуации – если требуется исправить определенную запись или неверно занесенные сведения, выявленное несоответствие аккуратно зачеркивается. Затем делают запись с корректной формулировкой, указывая все исправления. Сообщают на внутренней части обложки, придерживаясь аналогии по внесению изменений в трудовой.

Если требуется корректировать ошибку, конкретизируется каждая неверная запись с порядковым номером, ставятся дата и роспись, что заносятся в журнал ответственным лицом.

Все исправления выявленных ошибок и несоответствий проводятся без нарушения требований действующего законодательства РФ. Недопустимо нарушать правила при ведении этого реестра.

Пример заполнения книги учёта трудовых книжек

Общие требования по заполнению книги учета движения трудовых книжек изложены в п. 41 Правил, вступивших в силу с принятием правительственного постановления № 225. Существующие правила заполнения книги учета трудовых книжек требуют, чтобы записи в неё вносили, когда работника:

  • принимают на новое место;
  • увольняют.

Поддерживая порядок, установленный для заполнения книги учета с целью отображения сведений о труде, необходимых работнику, сначала нужно заполнить титульную страницу. На ней отводится место, чтобы указать:

  • как полностью официально именуется организация-работодатель;
  • когда начато и закончено ведение документа.

Заполняем при приёме на работу

Проводят регистрацию трудовой книжки, приняв сотрудника на работу. Стоит посмотреть пример заполнения журнала более опытным сотрудником

Сразу станет видно, что важно не отклоняться от диктуемой формы документа последовательности, заполняя графу за графой так, как указано в их наименованиях

Понадобится заполнить первую — десятую графы, когда приняли нового работника.

Последовательно вносятся данные в графы:

  • в первую – порядкового номера регистрируемой книжки;
  • во вторую — четвёртую – даты, когда приняли работать или заполняют;
  • в пятую – ФИО;
  • в шестую – серии и номера основного документа работника. А также вносят названные реквизиты, если имеется вкладыш;
  • в седьмую – должности, специальности лица, сдающего документы работодателю, на ответственное хранение;
  • в восьмую – места, куда приняли работника. Если требуется, указывается – в какое подразделение;
  • в девятую – реквизиты распоряжения, согласно которому принимали работать сотрудника;
  • в десятую – роспись ответственного лица.

Избежать ошибок несложно, если придерживаться логики заполнения, диктуемой документом.

Заполняем при увольнении

Необходимость продолжить заполнение сведений по отдельному работнику в журнале выдачи трудовых книжек снова появляется, когда запущена процедура увольнения.

Заполнению подлежат 12-13-я графы.

Для журнала учета трудовых книжек нужно внести:

  • в двенадцатую графу – дату, когда вернули работающему его основной документ;
  • в тринадцатую – роспись владельца в получении.

По обыкновению, все расчёты с увольняемым проводятся в последний день. При неявке работника придётся направить уведомление, чтобы он:

  • пришёл забрать основной документ работающего;
  • согласился на почтовую пересылку.

В журнал вносят карандашную запись реквизитов уведомления. В дальнейшем вместо неё пишут то, что диктуется развитием событий:

  • исправляется на запись ручкой – при личной явке уволенного лица;
  • дополняется реквизитами присланного работником письма. Выполнив почтовое отправление, понадобится указание реквизитов с вложением копий письма и платежки;
  • сохраняют карандашную запись в неизменном виде, если уволенное лицо никак не реагирует на уведомление. В таком виде она будет пребывать до тех пор, пока будут хранить документ.

При отказе увольняемого расписаться в получении понадобится составить и хранить соответствующий акт.

Нормативные акты

Законодательство определяет, что работодатели должны решать вопросы, связанные с трудовыми книжками своих работников, в том числе принимать их на хранение и оформлять на выдачу при необходимости. При этом порядок действий, принципы решения вопросов регламентированы нормативными актами. Самыми важными являются 2 документа:

  1. Постановление РФ №225 от 16.04.2003. Работодатель должен правильно вести, хранить и заполнять документы. Данный документ считается основным.
  2. Постановление Министерства труда №69 от 10.10.2003. Документ определяет используемые формы заполняемых документов, определяющих трудовые отношения между работниками и администрацией компании.

Ведение трудовых книжек на предприятии

Важно! Все законодательные нормы должны соблюдаться

Правила ведения и заполнения

Ведение и заполнение журнала осуществляется с учетом законодательных норм.

Правильно оформленная книга учета должна соответствовать следующим требованиям:

  • используется твердый переплет;
  • документ требуется обработать специальной шнуровкой;
  • на всех страницах обязательно проставляются номера для правильной ориентации;
  • концы шнура пломбируются.

Руководитель предприятия заверяет книгу личной подписью и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов. Печати на страницах не ставят. Однако данные о сотрудниках подтверждаются подписью уполномоченного лица, который проводил регистрацию наемного персонала.

Что делать, если книга учёта движения трудовых книжек не велась

Случается, что сотруднику впервые поручили сделать запись в книге учета, а он обнаруживает, что таковую ранее в организации не вели. А ведь правительственное постановление № 225 в подпункте «б» п. 40 Правил, прямо обязывает работодателей к этому.

Нормативное регулирование на такой случай отсутствует. Надо полагать, что такой безответственности от работодателей никто не ожидал. Или было решено, что вполне достаточно действия санкций, предусмотренных КоАП.

Придётся незамедлительно:

  • завести новый журнал;
  • указать дату, когда началось заполнение;
  • заполнить информацию по всем сотрудникам.

Заполнение Книги учета

Согласно закону журнал учета имеет строго установленную форму. Здесь фиксируются следующие данные:

Столбцы книги

  • первый столбец содержит порядковые номера всех поступивших в организацию документов
  • следующие три столбика включают информацию о дате приема сотрудников
  • в пятом столбце указывается: фамилия, имя и отчества полностью
  • шестая колонка обозначает серию и номер документа, принятого специалистом
  • седьмая графа включает в себя информацию о специальности работника. Также здесь обозначается категория и разряд, если они присутствуют
  • следующая колонка содержит полное наименование компании, в которую принимается человек
  • в девятом столбце обозначается номер приказа о приеме на предприятие
  • десятая колонка содержит подпись сотрудника ответственного за хранение документа. Она свидетельствует о принятии документа
  • следующая колонка обычно пустая. Заполняется она только, когда приобретается новая трудовая книжка. В ней обозначается сумма, которую заплатил человек за покупку документа
  • двенадцатая колонка содержит дату выдачи документа
  • подпись уволенного человека, свидетельствующая о получении книжки, ставится в тринадцатой колонке. Дата и подпись должны соответствовать дню увольнения человека. Иное может быть признано нарушением

Если человек не явился в день увольнения за трудовой книжкой, требуется письменно уведомить его об обязательстве прийти и забрать документ. Допускается дополнительно запросить разрешение на отправку документа почтой. Также поступают, если бывший работник отказался забрать книжку совсем. В случае проверки организации трудовой инспекцией уведомления послужат оправданием. Соответственно строка 12 и 13 журнала будет содержать информацию об уведомлении, что поможет избежать ответственности. Если работнику на предприятии оформлялся вкладыш, ему придется расписаться и за его получение отдельно.

Заверение руководством

В жизни встречаются ситуации, что уволенный работник просит отдать книжку родственнику, другу или коллеге. Следует понимать, что это возможно только при наличии соответствующей доверенности заверенной у нотариуса. Без этого документа отдать трудовую книжку допускается в случае ухода из жизни работника. Но тогда родственник должен предоставить свидетельство о смерти и документацию, подтверждающую родственные связи. В таком случае две последние колонки журнала должны содержать информацию: когда, кому и на каком основании был передан документ.

Книга учета книжек обязательно должна быть заверена руководителем предприятия. Подпись ставится на оборотной стороне. Для этого специально приклеивается прямоугольный листок с обозначением количества листков. Такой журнал ведется до тех пор, пока не закончится. Когда заполнен последний листок, ставится подпись и дата ее окончания. После этого она передается в архив. Хранится журнал учета на протяжении 75 лет.

Образец ведения журнала трудовых книжек

Журнал ведения трудовых образец

Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.

Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.

Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.

С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Правила заполнения

В соответствии с законодательными нормами на обложке журнала указывается полное название компании, период, на протяжении которого велся документ. Характер информации внутри книги зависит от причины ее внесения.

При трудоустройстве

Так, при приеме на работу в столбцы бланка вносятся такие сведения:

  1. номер по порядку (1 столбец);
  2. дата внесения данных (2,3,4 столбцы);
  3. ФИО владельца ТК. Чтобы избежать возможности наложения штрафа контролирующими органами, фамилию, имя и отчество работника следует прописывать полностью (5 столбец);
  4. серия и номер ТК, а при наличии и вкладыша (6 столбец);
  5. данные о занимаемой владельцем ТК должности, его профессии и специальности. Информация вносится согласно приказу о приеме на работу, дальнейшие факты повышения сотрудника или перевода на другую должность в книге учета не отображаются (7 ст.);
  6. название структурного отдела (согласно приказу)(8 ст.);
  7. дата и номер приказа (9 ст.);
  8. сведение о сотруднике, уполномоченном на заполнение ТК (10 ст.).

Обратите внимание! Сведения, подлежащие фиксации в 11 графе, на данный момент утратили свою актуальность, поскольку средства на покупку ТК сегодня не выделяются

При увольнении

При увольнении записи вносятся только в 12 и 13 графу бланка. В 12 прописывается дата последнего рабочего дня, в 13 — подпись владельца ТК, свидетельствующая о факте получения документа на руки.

Если работника нет на работе в день увольнения, порядок действий будет следующим:

  • направить ему письмо с уведомлением с просьбой дать разрешение на почтовую отправку ТК или же прийти за ней лично;
  • вложить ксерокопию письма и уведомления в книгу учета;
  • зафиксировать реквизиты платежного поручения в журнале.

Если по итогам проделанной процедуры сотрудник так и не явился за своей ТК, она остается на предприятии и хранится в соответствии с установленными правилами на протяжении 75 лет.

Правила ведения и исправления ошибочных записей

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

  • Она используется до фактического ее окончания.
  • Страницы нумеруются и прошнуровываются.
  • Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
  • Выполняется в твердой, плотной обложке.
  • Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  • Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  • В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит. Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме. Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Прошивка книги – это один из этапов защиты ее от вредительства, изъятия листов недобросовестными работниками. Данная процедура выполняется ответственным работником кадровой службы (или иного отдела, отвечающего за ведение журнала учета выдачи трудовых книжек). На книге необходимо сделать два или три прокола, воспользовавшись дыроколом или шилом. Проколы делаются аккуратно, на левой части книги, на полях. Отверстия должны располагаться друг над другом, в линейку. Затем в отверстия необходимо продеть нить, скрепив между собой листы, концы нити вывести не на титульный лист книга учета движения трудовых книжек, а с обратной стороны, к внутренней стороне задней обложки и поставить на них сургучную печать или пломбу.

Печать из сургуча – сложный вариант, так как обладает очевидно выраженными недостатками: является сложной в изготовлении, объёмной, но в то же время хрупкой и ломкой. Вид пломбы, которым необходимо «запечатать» журнал выдачи трудовых книжек (образец), законодательно не установлен, поэтому это можно сделать с помощью того вида пломбы, который удобен вам. Главная задача пломбы (как и печати из сургуча) – защита от доступа посторонних лиц в журнал движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже), в частности, для того чтобы удалить, выкрасть или заменить ее страницы. Самым простым вариантом является бумажная пломба: концы нити необходимо закрепить и аккуратно приклеить небольшим листом бумаги, поставить печать (это необязательно: можно поставить печать в случае, если она есть в наличии у предпринимателя).

Так как книга регистрации трудовых книжек используется в компании длительное время, то можно предусмотреть другие варианты пломбы: пластиковая, металлическая, пленочная. Выбор пломбирования остается на усмотрение работодателя.

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек? Финальную подпись на книге ставит именно руководитель предприятия, а не работник кадрового отдела. Заверительная подпись должна содержать в себе сведения о количестве листов в книге, написанное числовым значением и прописью, должность подписанта, ФИО и подпись. Подпись в журнал регистрации трудовых книжек (образец): «В книге пронумеровано и прошнуровано 130 (сто тридцать) листов. Директор Назаров Д.В. (подпись)».

Заполнение

Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:

  • 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
  • 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
  • в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
  • 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
  • в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
  • 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
  • 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
  • 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
  • в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
  • в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.

При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.

В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).

В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий